A causa della pandemia da coronavirus che ha colpito tutto il mondo, molte aziende hanno deciso di ripensarsi e permettere ai dipendenti di lavorare in smart working. A prima vista sembra una cosa facile: la maggior parte delle persone pensa che basti usare il proprio computer da casa, o da qualsiasi altro luogo, e svolgere il proprio impiego come fosse in ufficio. In realtà all’inizio le società e i loro dipendenti hanno dovuto fare i conti con molte difficoltà: non sapevano, infatti, quali app per lavorare fosse meglio usare rispetto ad altre. Non solo per le riunioni online, ma anche per l’organizzazione della giornata lavorativa.
Dopo mesi in cui lo smart working è diventato praticamente la normalità, possiamo finalmente dire quali sono le app per lavorare che rendono meglio sul piano produttivo. Le persone si sono ingegnate e impegnate affinché anche da casa potessero fare le stesse cose che in ufficio. E dopo un anno di smart working tutti sanno organizzare perfettamente il proprio lavoro. Nonostante questo possono capitare alcuni momenti di difficoltà e non sapere quale app sia meglio dell’altra: eccone alcune che vi consentiranno di sfruttare al meglio la vostra giornata lavorativa.
Possiamo raggruppare le app per lo smartworking in tre tipologie:
- app per comunicare tra colleghi e riunioni;
- app per la gestione intelligente delle ore di lavoro;
- app per l’organizzazione dei documenti;
- app per il supporto da remoto;
- app per la gestione dei task.
Indice
App per comunicare tra colleghi e riunioni
Quando non si è fisicamente presenti in ufficio, serve un modo per comunicare in tempo reale con gli altri colleghi o con il datore di lavoro. Inizialmente in molti sbagliavano e usano app come Facebook o WhatsApp, creando dei mega gruppi per parlare e scambiarsi informazioni. Un modo pessimo di comunicare, dato che i messaggi si perdono nelle varie chat, facendo perdere pezzi importanti della discussione che vanno solo a rallentare il lavoro. Le app per smartworking migliori a questo scopo sono le seguenti.
Skype
Skype è un’app inizialmente nata per mettere in collegamento persone in diverse parti del mondo, permettendo loro di chiamarsi gratuitamente e parlarsi in video senza dover usare il telefono. Ora invece è una delle app per smartworking più utilizzate dai team per lavorare tra loro. Questo perché è molto versatile: permette di creare gruppi e parlare via chat, ma anche di organizzare riunioni tra più persone che possono vedersi “dal vivo”. Skype è un’app molto usata anche per fare i colloqui di lavoro.
Slack
Slack è una chat che permette di creare gruppi aziendali e canali multipli su cui comunicare velocemente. È molto comodo per l’organizzazione del lavoro, ma non viene usato per le riunioni.
Zoom
Zoom è una delle app per lavorare più usate in quest’ultimo anno. Non è una soluzione comoda per le comunicazioni veloci tra colleghi, ma può ospitare (nella versione a pagamento) conferenze anche con 300 partecipanti. Durante le riunioni e le videoconferenze permette di condividere lo schermo, usare la lavagna interattiva, inviare file, scambiare brevi messaggi. Si può dire che oggi non esiste azienda che non abbia Zoom tra le app principali per lo smart working.
App per la gestione intelligente delle ore di lavoro
Uno dei rischi maggiori quando si lavora da casa è quello di perdere tempo e concentrazione con cose futili che minano la produttività delle mansioni svolte. Esistono delle app per la produttività che sono una mano santa per lo smart working e che consentono di rimanere focalizzati sul proprio obiettivo senza perdersi in attività poco utili.
Rescue Time
Rescue Time è una delle app per lavorare indicata per chi tende a distrarsi molto facilmente durante il lavoro. Questo strumento non solo monitora il tempo passato sulle varie pagine web ma – cosa ancora più utile – permette di impostare blocchi ai siti che sappiamo farci perdere tempo. Tra questi ovviamente vanno annoverati i social network, le piattaforme di streaming online, e gli e-commerce. Ce ne possono essere ovviamente anche altri: sta a voi capire quale sia il vostro tallone d’Achille e metterlo all’angolo!
Trello
Trello è un’app per organizzare il lavoro che non può mancare sul vostro computer. Si tratta di uno strumento molto semplice e facile da usare che consente di creare una bacheca virtuale condivisa con gli altri colleghi dove gestire lo stato di avanzamento del lavoro. Con Trello è possibile stabilire una lista delle priorità tra le cose da fare, controllare a che punto si è con un determinato progetto, e avere così tutto il piano di lavoro sotto controllo.
App per la gestione dei documenti
Organizzare al meglio i propri documenti, le proprie cartelle e avere la facoltà di prendere appunti in modo semplice e veloce, sono cose che andavano assolutamente condensate in un’app per smartworking. In questo modo perdersi le cose sarà molto più difficile, il lavoro più organizzato e la vostra vita sicuramente più semplice.
Any.Do
Una delle app per organizzare il lavoro da avere sul computer è sicuramente Any.Do. È uno strumento facile da utilizzare e che consente di prendere appunti anche dettando (è dotata di funzione vocale), e di creare delle liste con relativi reminder per impostare le varie scadenze dei progetti, oltre a un pianificatore giornaliero grazie al quale è impossibile scordare qualsiasi cosa. Ha vinto molti premi ed è utilizzata da milioni di persone in tutto il mondo. Che aspettate a scaricarla?
PDFelement Pro
PDFelement Pro è una di quelle app per la produttività che non possono mancare sul vostro pc se siete abituati a gestire e ad avere a che fare con tantissimi documenti. Diverse le sue funzioni principali: consente di modificare testi, immagini o pagine singolarmente o in blocco, oltre a evidenziare, firmare, timbrare, aggiungere note, caselle di testo e disegni a mano libera. Ma la sua utilità primaria è suggerita dal nome: PDFelement Pro è un’app per smart working che permette di lavorare sui documenti in Pdf, convertendoli in altri formati e proteggendoli con password.
App per il supporto da remoto
Capita che a volte ci siano dei problemi nella gestione dello smart working. In questo caso molte aziende ricorrono al supporto da remoto, in modo da individuare le complicazioni nel più breve tempo possibile e intervenire tempestivamente. In questo caso è bene scaricare delle app preposte a questa funzione, in modo da non essere colti impreparati e ricevere in breve tempo tutta l’assistenza possibile.
TeamViewer
TeamViewer è un’app per lo smart working usata in genere dalle aziende di grandi dimensioni. Non solo in questo modo chi si occupa dell’assistenza pc può fornire le soluzioni in caso di problemi, ma può dare supporto anche per gli altri dispositivi mobili, cosa che altre app non fanno.
LogMeIn
Simile a TeamViewer ma più semplice (e infatti viene usata dalle aziende di piccole dimensioni). LogMeIn è un’app per smart working che permette di accedere ai computer da remoto e di poterli anche gestire. La particolarità di questa applicazione è che l’attività di IT può essere resa di routine: in questo modo si vuole andare incontro alle piccole società, che così non devono assumere per forza professionisti per effettuare il supporto da remoto.
App per la gestione dei task
Si tratta di applicazioni che aiutano i team leader a gestire il lavoro e controllare che i componenti del proprio gruppo stiano lavorando nel modo giusto. Uno dei più grossi rischi dello smart working, se non si comunica in modo efficiente, è quello di non dividere correttamente i compiti tra le varie persone. Senza contare i vari fraintendimenti che ci possono essere nel caso qualcuno abbia capito male un’indicazione o – peggio ancora – abbia recepito come suo il messaggio inviato a qualcun altro. Le app di gestione dei task consentono di far sapere a tutti cosa fare e quando. I membri di un team saranno così sempre aggiornati sulle loro attività ovunque vadano, senza potersi sbagliare.
Asana
Con Asana è possibile gestire i vari progetti dei team in modo semplice, preciso e ordinato. Come molte altre app per lavorare, consente la creazione di una bacheca condivisa (in modo da poter essere visionata da tutto il gruppo), crea singoli progetti e li condivide con i membri coinvolti. Con Asana è possibile stabilire delle priorità a seconda dei lavori da portare avanti e mettere delle scadenze, in modo che tutti sappiano quando dover consegnare un lavoro.
Wrike
Wrike è una delle app per smart working più usate. Sono soprattutto le grandi aziende – come Google o Airbnb – che la utilizzano, motivo per il quale anche tante altre piccole società hanno deciso di provarla. Con Wrike è possibile disporre di un avanzamento chiaro e visibile in tutte le fasi di lavoro: senza contare che è molto semplice da usare, cosa che la rende molto appetibile sul mercato. Cosa è possibile fare con questa app di lavoro? La risposta è semplice: tutto ciò che serve per il tuo team. Ossia personalizzare il flusso di lavoro, creare diagrammi di Gantt, visualizzare l’elenco delle attività, e accelerare le approvazioni.
