Se in passato il fulcro di un matrimonio erano gli sposi e la celebrazione del loro amore, oggi anche gli ospiti hanno un ruolo molto importante nella piena riuscita dell’evento.
Tra i dettagli da curare nella pianificazione, quindi, ci sono oltre a decorazioni e wedding stationery anche tutte le pratiche relative alla guest experience, che potrebbero rendere i fiori d’arancio a dir poco indimenticabili per amici e parenti.
Indice
Idee e consigli per migliorare la guest experience di matrimonio
Sempre più sposi scelgono di mettere al centro dei propri fiori d’arancio le esperienze degli ospiti: desiderosi di regalare ad amici e parenti una giornata indimenticabile, molte coppie puntano su soluzioni a misura di invitato.
Regalate delle Wedding bag
Per regalare un po’ di coccole agli invitati di matrimonio, molti sposi scelgono di iniziare la cerimonia fornendo loro una wedding bag, ovvero una borsa che contenga dei piccoli gadget per rendere l’esperienza nuziale a dimensione di ospite. Non esistono delle regole universali su quale debba essere il contenuto delle bag: in molti casi, tuttavia, potrebbe essere strettamente collegato alla location del sì e alla stagione del matrimonio.
In estate, ad esempio, molti sposi scelgono di inserire ventagli e salviettine rinfrescanti per fronteggiare il caldo, mentre per un sì in uno spazio aperto si potrebbe pensare ad uno spray antizanzare.
Provvedete alle sistemazioni per gli ospiti
Se avete organizzatio un destination wedding, farete sicuramente felici i vostri invitati facendovi carico della scelta delle strutture che li ospiteranno. Se alcuni potranno concedersi il lusso di un hotel a cinque stelle, altri potrebbero invece avere un budget più limitato.
Il segreto è proporre una piccola selezione di strutture – tra tre e cinque è il numero ideale – adatte a diversi gusti e possibilità di spesa. Se molti invitati arrivano da fuori città, orientatevi verso hotel più grandi. Se invece sono soltanto pochi gli ospiti che avranno bisogno di pernottare, piccoli alberghi, B&B o guest house possono essere la soluzione perfetta.
È inoltre una buona idea riservare in anticipo un certo numero di camere. Prenotando un blocco di stanze, infatti, potreste riuscire a ottenere una tariffa agevolata, contribuendo così a contenere i costi.
Rendete i discorsi brevi e piacevoli
I discorsi sono parte integrante di una splendida giornata di nozze. Ma se volete mantenere alto l’interesse degli invitati e rendere la loro esperienza più piacevole, cercate di non dilungarvi troppo.
Stabilite in anticipo alcune semplici regole per chi dovrà tenere un discorso, ad esempio un limite di due o tre minuti a persona. E se vi accorgete che gli ospiti cominciano a mostrare segni di impazienza, concordate un segnale segreto con il DJ o il presentatore, in modo che possa intervenire con discrezione e far proseguire il programma.
Personalizzate il più possibile
Nulla rende più felice un invitato di nozze che sentirsi visto e riconosciuto. Per questo motivo, pensate a qualche dettaglio della cerimonia da personalizzare in base ai gusti e alla personalità dei vostri amici e parenti.
L’esempio più calzante? Dei segnaposto che riportino le iniziali dell’invitato, oppure con citazioni o titoli di film (in base al tema dell’evento) che rispecchino gli interessi di chi si siederà. Se avete allestito un’area lounge con delle piccole coperte, potete destinarne una diversa a ciascun parente, magari puntando su un colore differente in base alla persona coinvolta.
Anche le bomboniere possono essere personalizzate: scegliete dei cadeaux che gli invitati possano conservare con piacere e soprattutto utilizzare davvero. Potrebbe trattarsi di una bottiglia di vino locale, una bottiglia per l’olio dipinta a mano o un altro grazioso oggetto in ceramica. E fate in modo che il regalo parli di loro: dimenticate le classiche etichette e personalizzatele invece con il nome di ciascun ospite.
Nell’allestire il menù di nozze, assicuratevi di avere una lista di intolleranze e allergie dei vostri invitati. Nel caso di un pranzo servito a tavola, preparate delle alternative rispetto alle portate principali, così che tutti possano godere di buon cibo senza mettere a rischio la propria salute. Se invece avete organizzato delle food stationery, inserire un qr code con gli ingredienti accanto ad ogni ricetta esposta.
La stessa filosfia va ovviamente adottata in presenza di vegani e vegetariani ed estesa anche all’angolo bar. Chiedete al bar man di preparare una lista di mocktail per chi non ama l’alcol, ed anche qualche alternativa originale per i più piccoli.
Se invece volete “coccolare” gastronomicamente amici e parenti, l’ultima tendenza include dei classici snack di mezzanotte: chiedete al catering di servire qualche ricetta sfiziosa, come mini hot dog, pizza o pop corn da sgranocchiare al termine della cerimonia.
Pensate ad un’accoglienza calorosa
Dopo il rito, gli invitati potrebbero essere leggermente affaticati, o comunque trovarsi nella posizione di dover attendere qualche ora prima che il ricevimento vero e proprio abbia inizio. Per questo motivo, valutate la possibilità di intervallare i due momenti dell’evento con un aperitivo.
In questo modo, unirete l’utile al dilettevole: voi non sentirete la pressione di dover accelerare la vostra sessione di shooting fotografico; loro, invece, riusciranno a rilassarsi in un contesto meno formale dopo l’emozione dello scambio delle promesse.
Pensate al comfort degli invitati
Cercate di anticipare ciò di cui gli ospiti potrebbero avere bisogno durante la giornata: ciabattine da indossare sulla pista da ballo o morbide pashmine con cui coprirsi quando la temperatura si abbassa saranno sicuramente apprezzate.
Anche mettere a disposizione servizi come una postazione per ricaricare gli smartphone o una zona più tranquilla in cui rilassarsi dimostrerà che avete pensato davvero al loro benessere. Senza dimenticare, ovviamente, le piccole accortezze in presenza di temperature torride: postazioni refrigeranti, ventagli, e ombrellini renderanno l’esperienza molto più confortevole.
Inserite forme di intrattenimento singolari
Anche l’intrattenimento può sensibilmente migliorare la guest experience, lasciando amici e parenti con la sensazione di essere stati visti e coccolati. Potete ad esempio affiancare al classico dj anche un pittore live che fornisca un ritratto degli invitati durante il ricevimento.
Se avete allestito una cerimonia più sofisticata, l’ultima frontiera dell’entertainment è il poetry corner: in questo caso, un poeta crea al momento brevi poesie dedicate agli ospiti partendo da tre parole o da un piccolo racconto.
Nulla vi vieta, comunque, di coinvolgere attivamente amici e parenti in workshop di vario tipo: pensate ad un flower bar, ad un angolo per la lavorazione della ceramica oppure ad un’esperienza ai fornelli interattiva.
