Quante volte ti sarà capitato di arrivare alla fine della giornata e avere ancora un sacco di cose da fare?! Ogni tanto, complici le giornate frenetiche e indaffarate, pare di non riuscire mai ad avere abbastanza tempo a disposizione per finire tutte le cose e gli impegni che avevi segnato in agenda. Come se il tempo fosse sempre troppo poco! Ma ti sei mai fermato a riflettere sul “come impieghi veramente il tuo tempo”? Spesso non ce ne si accorge, ma ci sono attività quotidiane – come i social network scrollati di continuo – che rallentano la nostra attività quotidiana, facendoci procrastinare tutto quello che realmente dovremmo fare!
Una soluzione per organizzare tutti i nostri impegni e cercare di portarli a termine entro sera c’è, e ci è gentilmente e spesso gratuitamente offerta dalla tecnologia: le app per organizzare la giornata. Con l’aiuto di queste applicazioni e un po’ di forza di volontà, tutti gli impegni che parevano insormontabili sono ordinatamente organizzati a portata di click.
Indice
ATracker
ATracker è un’applicazione per pianificare le attività quotidiane che ti aiuta a scandire e organizzare i tempi da dedicare a ciascuna attività. Il suo funzionamento, assolutamente intuitivo, si basa sull’utilizzo di un grafico a torta che simboleggia la giornata di 24h: più le fette sono grandi, più il tempo da dedicare all’attività di riferimento è ampio. ATracker è un’applicazione disponibile su tutti gli store – da App Store a Play Store – scaricabile quindi da dispositivi che funzionano con sistema operativo iOS e Android. Può essere scaricata facilmente e gratuitamente e, alla sua apertura, verrà richiesto se continuare ad usare la versione gratuita o se abbonarsi alla versione Pro o Premium (Pro al prezzo di 3,09 euro per Android e di 5,49 euro per iOS e Premium con abbonamento di 2,89 euro/mese oppure 28,99 euro/anno per Android e di 2,99 euro/mese oppure 27,49 euro/anno per iOS).
Cosa varia tra i vari abbonamenti? L’abbonamento Pro consente di inserire nella giornata un numero illimitato di attività, contro i 5 del pacchetto base, oltre che la possibilità di esportazione dei dati, rimozione degli annunci pubblicitari e la sincronizzazione tramite Dropbox. Il pacchetto Premium, oltre a tutte le funzionalità aggiuntive già offerte dal pacchetto pro, consente di controllare l’andamento dell’app su piattaforma multipla, quindi anche da Mac o Pc. Il suo utilizzo è davvero molto semplice: basterà cliccare sull’apposito pulsante “+” per creare e inserire una nuova attività da compiere giornalmente. Per completare l’inserimento, si dovrà dare un nome univoco all’attività, assegnargli un colore di riferimento e aggiungere una descrizione del compito. Potrai inoltre aggiungere un allarme per delimitare il tempo in cui tale attività deve essere svolta.
Todoist
Todoist è un’app per la pianificazione della giornata molto utile ed estremamente funzionale, realizzata ricalcando il modello delle famose “to-do-list” cartacee. A differenza di queste, però, il tutto è gestito in maniera informatica, il che velocizza esponenzialmente i tempi di gestione, facendoti risparmiare una gran quantità di tempo. Todoist è disponibile su tutti gli store digitali – da App Store a Play Store – scaricabile quindi da dispositivi che funzionano sia con sistema operativo iOS, che Android; è inoltre disponibile anche per Windows10, Linux; come plugin per Gmail e Outlook; e come estensione dei browser Google, Firefox, Safari e Chrome. Per scaricarla ci vorranno una manciata di secondi e, all’apertura, bisognerà scegliere se aderire al servizio in maniera gratuita – utilizzando il pacchetto base – oppure acquistare il pacchetto premium o il pacchetto Business (il costo del pacchetto Premium è di 4 euro/mese, oppure di 36 euro/anno; mentre il prezzo del pacchetto Business è di 6 euro/mese oppure, con pagamento annuale, di 60 euro/anno).
Rispetto alla versione base, i pacchetti a pagamento si differenziano per il numero sempre crescente di attività giornaliere che si possono inserire e di collaboratori che possono aderire alla realizzazione delle suddette attività. Inoltre, il pacchetto base non dispone della possibilità di inserire, in allegato alle varie attività giornaliere, i commenti, file multimediali, etichette, filtri, registro delle attività e assistenza. L’account Business, pensato per le aziende, consente inoltre di assegnare ai collaboratori delle attività dei ruoli specifici, una team boc condivisa e un servizio di fatturazione. Una volta scaricata l’applicazione e scelto il pacchetto più adatto alle tue esigenze, basterà cliccare sull’apposito pulsante “+” per creare e inserire una nuova attività da compiere giornalmente e specificare l’obiettivo da raggiungere. L’attività dovrà poi essere corredata da un nome, da un colore e da eventuali collaboratori. Il riepilogo di tutte le attività è visualizzabile nella casella Inbox. Qui troverai la scheda “Oggi” con le attività previste per la giornata odierna e la scheda “prossimi 7 giorni” per visualizzare gli impegni della settimana.
Doodle
Per chi invece occupa la maggior parte della giornata tra un appuntamento e l’altro, l’applicazione migliore per la gestione del tempo è senza alcun dubbio Doodle. Grazie a Doodle, sarai perfettamente in grado di pianificare impegni, appuntamenti, colloqui di lavoro e meeting con altre persone che collaborano al progetto. L’app è disponibile su tutti gli store digitali – da App Store a Play Store – scaricabile quindi da dispositivi che funzionano sia con sistema operativo iOS, che Android. Una volta installata sul tuo device, prima di poterla utilizzare dovrai scegliere il piano tariffario: in versione gratuita, in versione Starter a 3,50 euro/mese, in versione Pro a 5 euro/mese, in versione Team per numero di utenti (5 utenti a 25 euro/mese, 50 euro/mese per 10 utenti e 100 euro/mese per 20 utenti) e in versione Enterprise, per le aziende che necessitano di maggiore personalizzazione, controllo e assistenza con prezzo da stabilire.
Per iniziare a programmare appuntamenti con le persone, ti basterà cliccare sull’apposito tasto “+” per creare un sondaggio: questo servirà ad organizzare l’evento, dando la possibilità a i partecipanti di scegliere tra i vari giorni messi a disposizione tramite il “Trova una data”. Per organizzare il sondaggio dovrai dargli un titolo, selezionare alcune date da mettere a disposizione, aggiungere un luogo e alcune note per descrivere ancora meglio l’evento. Una volta creato il sondaggio, ti basterà invitare i partecipanti tramite i maggiori canali di messaggistica istantanea: Whatsapp, Facebook Messenger, SMS, oppure copiare il link e spedirlo direttamente via e-mail.
Trello
Per avere ancora più libertà, senza dover sottostare alle regole di uno schema specifico, ma aggiungere ed organizzare come più ti aggrada le varie attività da compiere, Trello è l’applicazione per organizzare la giornata che fa al caso tuo. Il funzionamento è semplice e si basa sull’utilizzo di schede da aggiungere e spostare a seconda dell’avanzamento dell’attività stessa: sarai tu a decidere i vari stati di avanzamento e le attività cui assegnare una scheda. La versione base di Trello è completamente gratuita e multipiattaforma: una volta scaricata sul tuo device – sia a sistema operativo iOS che Android – potrai aggiornarla in ogni momento accedendo da Mac o PC con le credenziali usate in fase di registrazione. Per iniziare a pianificare i tuoi impegni giornalieri, dovrai innanzitutto creare una bacheca.
All’interno di questa – che può ipoteticamente simboleggiare la settimana corrente – dovrai invece inserire in modo completamente libero i giorni e le varie attività sotto forma di schede. Ogni scheda dovrà essere corredata col nome dell’attività che rappresenta e potrà essere corredata da tag, to-do-list, colori e scadenza. Per la realizzazione di un piano di attività condiviso, basterà richiedere – tramite indirizzo e-mail – la collaborazione alla bacheca di altre persone partecipanti. Trello dà poi, in modo completamente gratuito, la funzionalità “Butler”: Trello impara le azioni di spostamento schede più ricorrente e, ogni volta che una scheda sarà completata, l’applicazione la sposterà al posto tuo in maniera completamente automatica.
