Come archiviare i documenti

Tenere in ordine i documenti di casa è indispensabile: l'organizzazione ti permette di trovare facilmente ogni certificato, atto o pratica al momento del bisogno.

Simona Bondi

Simona Bondi Esperta di risparmio

Tenere in ordine i documenti di casa è indispensabile: l’organizzazione ti permette di trovare facilmente ogni certificato, atto o pratica al momento del bisogno. Ma come destreggiarsi fra bollette, multe, assicurazioni e documenti vari? Ecco una guida per aiutarti in questa impresa!

Archiviare i documenti: perché è importante

Uno dei problemi più ricorrenti in cui sarai incappata qualche volta, è l’arrivo di una multa per una fattura o rata non pagata. Cosa fare se sei sicura di aver ottemperato ai tuoi obblighi, ma non riesci a trovare nessuna ricevuta che lo dimostri? Un bel problema vero?

Purtroppo, se non sei in grado di dimostrare l’avvenuto pagamento, potresti trovarti di fronte alla possibilità di pagare nuovamente quanto richiesto, con una grave perdita di denaro. Questo accade molto spesso con i bolli auto.

Da oggi, grazie ad una semplice organizzazione, potrai trovare subito ciò che cerchi e riporre in modo facile e veloce ogni documento o bolletta.

Come organizzare i documenti da archiviare

Il metodo classico è quello dell’utilizzo dei raccoglitori per documenti rigidi ad anelli. Trova uno spazio in casa idoneo per questo scopo e procurati diversi raccoglitori, meglio se di colori differenti. ti aiuteranno a distinguerli a colpo d’occhio.

Ti serviranno poi le buste trasparenti in plastica per sistemare i fogli e delle etichette adesive per organizzare tutto al meglio.

Armati di tanta pazienza e, in base ai documenti che devi conservare, cerca di suddividerli per tipologia. Un buono spunto di partenza potrebbe essere una suddivisione per:

  • Bollette Luce, Gas e Telefono
  • Buste paga
  • Garanzie varie
  • Documenti per la casa (atto di vendita o affitto, ricevute per il controllo della caldaia, pagamenti relativi alle immondizie e simili)
  • Documenti sanitari (ricevute mediche, esiti di esami specialistici, e via dicendo)
  • Ricevute per detrazioni (tutto quello che devi conservare per la dichiarazione dei redditi)

C’è poi da dire che, sei hai un gran numero di documenti da archiviare, potrebbe essere arrivato il momento giusto per fare un pò di pulizia ed eliminare tutti le fatture o altri documenti che non necessitano più di archiviazione.

Per quanto tempo conservare i documenti?

Armati di un distruggi documenti (o, in alternativa, tagliuzza ogni carta che riporta dati personali) ed elimina tutta la documentazione ormai vecchia tenendo in mente queste scadenze:

  • Gli scontrini fiscali vanno in genere conservati per 2 anni, ossia fino alla scadenza della garanzia (salvo estensioni di garanzia o casi particolari in cui la garanzia arriva fino a 5 anni o più)
  • Le ricevute dei pagamenti delle bollette di gas, luce e acqua (e le bollette stesse) devono essere conservate per 5 anni
  • Le ricevute dei pagamenti per l’affitto devono essere conservare per 5 anni
  • Le ricevute del pagamento del canone RAI vanno conservate per 10 anni
  • Le ricevute relative a imposte e tributi devono essere conservate per 5 anni
  • La ricevuta del bollo auto deve essere conservata per 5 anni.

Ci sono poi dei documenti che devono essere conservati per sempre: rientrano in questo caso tutti gli atti notarili, i rogiti, gli atti di matrimonio, separazione e divorzio, gli attestati ed i diplomi in generale. Io consiglio anche le vostre buste paga a tempo indefinito: quando il momento della pensione si avvicina, ti saranno utili per verificare l’esatto conteggio risultante dall’istituto pensionistico.

Come mantenere in ordine i documenti

Una volta organizzati tutti i documenti, scoprirete che sarà davvero molto semplice mantenere tutto in ordine e, soprattutto, ogni volta che ne avrete bisogno ringrazierete voi stessi del lavoro fatto.

Mantenere tutto in ordine sarà un gioco da ragazzi: la parola d’ordine è non aspettare domani, ma riporre subito ogni nuovo documento! Eviterete accumuli di “carte da sistemare” e la vostra casa sarà sempre in ordine.

La prima volta, molto probabilmente, questa missione potrebbe essere uno strazio: ti capisco, ho fatto anche io ordine da poco fra i miei documenti. Prenditi un pomeriggio libero e dedicati solo a questo, senza distrazioni e senza stress. Potrebbero volerci molte ore, ma sarà un lavoro ben ripagato con il tempo che guadagnerai in futuro.

Simona Bondi

Simona Bondi Esperta di risparmio Appassionata di risparmio, dal 2008 gestisce il Blog DimmiCosaCerchi dove riporta iniziative promozionali dedicate al mondo del risparmio: campioni omaggio, concorsi a premio e buoni sconto sono all’ordine del giorno. http://www.dimmicosacerchi.it

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