Quando si è bambini settembre è il mese dell’entusiasmo. È il ritorno tra i banchi, l’inizio di nuove mattinate da trascorrere assieme agli amici, il ritorno ai pomeriggi di sport, l’avvio di nuove entusiasmanti avventure.
Una volta adulti, la fine delle vacanze perde il suo fascino. Se da un lato tornare alla routine di sempre può essere confortante, il rientro al lavoro porta con sé una fonte di stress non indifferente. Dimenticata la spensieratezza delle ferie, si sente il bisogno di rimettersi subito in pari, recuperare tutto il tempo che inizia a sembrar perduto e finire tutto il prima possibile. Per evitare di cadere in un pericoloso loop fatto di fretta e senzi di colpa, bastano appena 15 minuti. È il trucco del quarto d’ora che serve a scandire il tempo, e i compiti, senza lasciarsi sopraffarre dall’ansia del tutto e subito. 15 minuti senza lavorare, che aiutano a lavorare meglio.
Il trucco dei 15 minuti per ritrovare il ritmo
Il trucco per tornare al lavorare al meglio è concedersi ulteriori 15 minuti di pausa, ma non si tratta di tempo perso. È tempo prezioso da utilizzare come transizione tra la modalità vacanziera e quella lavorativa. Durante le ferie cambiano gli orari, il ritmo del sonno, il modo di mangiare e persino la quantità di informazioni cui prestare attenzione. Pretendere di tornare immediatamente alla stessa concentrazione di prima è poco realistico. Il quarto d’ora può diventare un piccolo rituale di riattivazione, diviso in quattro momenti.
Cinque minuti per risvegliare il corpo
Prima di attivare la mente, è bene risvegliare il corpo. L’ideale è riuscire ad arrivare in ufficio poco prima dell’orario di inizio del proprio turno di lavoro, quando ogni secondo si trasforma in una corsa. Qualche minuto di margine permette di cominciare senza avere la sensazione di essere immediatamente in affanno.
Cinque minuti possono sembrare pochissimi, ma bastano per fare qualche passo – magari preferire le scale all’ascensore, stiracchiarsi un po’ prima di mettersi seduti per ore, bere un bicchiere d’acqua o prendere un caffè con calma. Non è necessario attuare una vera sessione di fitness, basta accompagnare dolcemente il corpo alla frenetica sedentarietà del lavoro d’ufficio.
Tre minuti per organizzare lo spazio
Al rientro dalle vacanze, sulla scrivania ci attendono fogli, appunti, , oggetti e tracce delle attività interrotte. Ritrovarla esattamente come la si era lasciata può dare, ancora prima di accendere il computer, la sensazione che tutto il lavoro sia ancora lì ad aspettare. I successivi tre minuti possono essere sfruttati per fare ordine.
Niente pulizia d’autunno, non serve mica sistemare l’intero ufficio. L’obiettivo è creare un ambiente di lavoro che non aggiunga ulteriore confusione a quella che si ha già in testa. Si eliminano le carte che non servono, si mettono in ordine gli oggetti, si libera lo spazio davanti al computer e si prepara ciò che servirà durante la giornata. È un piccolo gesto con una funzione pratica utilissima: prima di affrontare il lavoro, si crea uno spazio visivamente più semplice da gestire.
Cinque minuti per impostare i propri obiettivi
Arriviamo al momento più importante del nostro quarto d’ora. Prendi un foglio e scrivi le risposte a queste tre domande:
- Che cosa devo assolutamente fare oggi?
- Quali le attività che posso rimandare a domani?
- Quali i risultati che voglio ottenere alla fine della giornata?
La prima domanda serve a raccogliere le attività. La seconda a ridimensionare la sensazione che tutto sia urgente. La terza introduce qualcosa che normalmente manca nelle liste delle cose da fare: il modo in cui vogliamo vivere la giornata. Per esempio, il primo giorno di rientro si può decidere di non uscire dall’ufficio con la sensazione di aver passato otto ore a rincorrere richieste. Oppure di dedicare almeno un’ora a un’attività importante rimasta in sospeso.
Non si tratta di essere meno ambiziosi. Al contrario, significa stabilire un criterio con cui valutare la giornata che non sia soltanto il numero di attività completate. Qualcosa da compiere in autonomia, prima di aprire le chat tra colleghi, sfogliare le email in attesa di risposta e visionare le richieste dei clienti.
Due minuti per scegliere da dove partire
Restano due minuti, quelli in cui fare una cosa apparentemente semplice ma non sempre facile: scegliere da cosa iniziare. Non una top5 dei compiti da svolgere, non una lista di 10 priorità, soltanto una cosa, la prima. Potrebbe essere la più importante o, al contrario, la più semplice, per ottenere un primo piccolo successo e riceverne la gratificazione necessaria a proseguire. L’importante è che sia qualcosa che abbia un significato concreto per la giornata. Il resto arriverà dopo.
Questa scelta serve soprattutto a evitare uno dei problemi tipici del rientro: passare continuamente da un’attività all’altra perché tutto sembra urgente e finire il primo giorno con la sensazione di aver fatto moltissime cose senza averne conclusa davvero nessuna. Non bisogna risolvere il rientro, bisogna soltanto iniziare.
Cosa non fare durante quei 15 minuti
Affinché il metodo funzioni, c’è una sola regola: quei 15 minuti devono rimanere protetti da distrazioni. Nel quarto d’ora di orientamento è vietato:
- Aprire le chat di lavoro
- Controllare le notifiche
- Iniziare a rispondere ai messaggi
- Fissare nuovi appuntamenti
- Confrontare la propria produttività con quella delle settimane precedenti
- Stilare una nuova lista di attività
Si tratta di un quarto d’ora di preparazione, che non deve trasformarsi in ulteriore tempo di lavoro. Perché il vero obiettivo del metodo di 15 minuti è sfatare l’idea che nel primo giorno dopo le vacanze bisogna dimostrare di essere già tornati “a regime”. Il rientro è un passaggio, e come tutti i passaggi può richiedere del tempo e comportare ansia e preoccupazione.
I 15 minuti prima di lasciare l’ufficio
Se i primi 15 minuti in ufficio servono a entrare nella giornata, gli ultimi 15 possono essere utilizzati per uscirne. Una piccola routine da suddividere in tre blocchi da cinque minuti ciascuno. Il primo per fare il punto, non di ciò che manca ma di ciò che è stato fatto. Anche una giornata apparentemente poco produttiva può aver rimesso in ordine informazioni, rapporti e priorità. Riconoscerlo aiuta a non uscire dall’ufficio con la sensazione di non aver combinato nulla.
Nei successivi cinque minuti scrivi tutto ciò da non dimenticare. Una volta messa una cosa nera su bianco, non è più necessario ripeterla mentalmente e si potrà smettere di continuare a pensare al lavoro una volta tornati a casa.
Infine, cinque minuti per cui ti sarai grato l’indomani mattina. Utilizza l’ultimo blocco per scegliere le prime mosse del giorno successivo, una o due attività da cui partire. In questo modo la mattina seguente non inizierà con la domanda: “Da dove comincio?”, la risposta sarà già pronta.
