Quando sono chiamati a organizzare una cerimonia di nozze, gli sposi potrebbero doversi confrontare con non pochi inconvenienti. Per non farsi trovare impreparati, sarebbe quindi bene pensare a dei possibili piani B per risolvere eventuali situazioni spinose.
Gli imprevisti, tuttavia, non si limitano al maltempo: un fornitore in ritardo, un problema tecnico o un invitato bloccato nel traffico possono essere altrettanto destabilizzanti. Sarebbe ovviamente impossibile prevedere ogni possibile catastrofe, ma, con l’aiuto di una persona fidata, si può pensare ad un piano di emergenza quando qualcosa non va secondo programma.
Indice
Piani d’emergenza per un matrimonio: cosa controllare
Un buon piano B non serve a trasformare il matrimonio in un’operazione militare, ma esattamente il contrario: permette agli sposi di godersi la giornata sapendo che, se qualcosa dovesse andare storto, qualcuno sa già come intervenire.
Gli inconvenienti sono infatti dietro l’angolo, e fare il punto sui possibili scenari problematici durante la fase di pianificazione potrebbe rivelarsi più utile che intervenire sul momento. Ma quali sono gli imprevisti che più di tutti possono compromettere la piena riuscita di un matrimonio?
Il piano B per il meteo
Il fattore meteorologico è sicuramente quello che potrebbe maggiormente compromettere la riuscita di una cerimonia nuziale. Non parliamo solo di pioggia: anche caldo eccessivo, vento o un brusco calo delle temperature potrebbero rivelarsi fatali se avete organizzato un ricevimento in uno spazio outdoor.
Assicuratevi quindi che la struttura da voi scelta abbia a disposizione anche delle aree interne per ogni evenienza, e attrezzatevi in base alla stagione prevista per il sì. In caso di pioggia, prevedete l’utilizzo di tende o ombrelloni, mentre per il caldo estremo allestite delle aree per il refrigerio e degli angoli all’ombra. Se avete optato per una cerimonia nelle ore più calde del pomeriggio, valutate anche un eventuale cambio degli orari.
Forfait di un fornitore
Tra fornitori e sposi si instaura spesso un rapporto di grande fiducia: fotografi, musicisti, make-up artist e fioristi sono dei punti di riferimento molto importanti, ma in alcuni casi potrebbero venir meno agli impegni presi. Qualora doveste improvvisamente ritrovarvi senza il professionista scelto, non lasciatevi prendere dal panico.
Ancor prima di firmare il contratto con ciascuno di loro, assicuratevi che siano scritti nero su bianco il nome di un sostituto e un contatto di emergenza. Cercate anche di capire quali siano i servizi realmente indispensabili, e gestite tutto in base alle vostre priorità.
Ritardi degli sposi o degli invitati
Traffico, auto che si rompono, treni o voli in ritardo: sono tutti scenari possibili, che potrebbero in qualche modo alterare il normale svolgimento di una cerimonia.
Per evitare ritardi eccessivi, lavorate bene sulla timeline dell’evento, fissando un margine realistico tra un momento del rito e l’altro. Per lo stesso motivo, cercate di non concentrare tutti i momenti essenziali troppo vicini.
Potrebbe rivelarsi molto utile anche incaricare una persona (un amico fidato o un parente) di coordinarsi con location e celebrante, oppure di individuare dei mezzi di trasporto alternativi.
Problemi tecnici
Se avete previsto un momento di intrattenimento nel corso del vostro ricevimento, preparatevi anche all’eventualità di un guasto tecnico. Un microfono non funzionante, un blackout o video che non si decidono a partire sono sempre all’ordine del giorno: con un po’ di lungimiranza, tuttavia, sono questioni facilmente risolvibili.
Per evitare spiacevoli inconvenienti, realizzate una playlist che sia disponibile anche offline, oppure predisponete delle copie dei file su più dispositivi. Assicuratevi inoltre che il vostro fornitore abbia con sé almeno un microfono e una cassa di scorta.
Emergenze con abito, scarpe e beauty
Il look nuziale si conferma una delle principali fonti di stress per le future spose: anche nel giorno del sì le festeggiate potrebbero trovarsi ad avere a che fare con macchie, bottoni saltati, tacchi rotti o trucco rovinato. Piccoli inconvenienti a cui, tuttavia, si può trovare rimedio affidandosi ad un wedding emergency kit.
Fornite alla vostra damigella d’onore una pochette o una borsa che contenga ago e filo, spille da balia, smacchiatore, cerotti, fazzoletti, deodorante, make-up per ritocchi e collant. In molti casi basteranno pochi secondi per risolvere il problema.
Invitati con allergie non comunicate, portate non disponibili o torta danneggiata sono l’incubo di ogni coppia di sposi. Mai come nel caso del menù, tuttavia, è importante prevenire. Ancor prima di fornire il numero di invitati al catering raccogliete allergie e intolleranze, e chiedete alla struttura quali alternative può preparare rapidamente. Concordate anche eventuali opzioni vegetariane o vegane extra.
Il matrimonio è in ritardo
Per svariati motivi un rito nuziale potrebbe prolungarsi oltre il previsto, influenzando pesantemente la tabella di marcia della giornata. Come fare, quindi, per evitare che il ritardo cresca ancora di più? Anche in questo caso, è importante analizzare l’emergenza ancor prima delle nozze, nella fase di pianificazione.
Nell’allestire i fiori d’arancio, quindi, cercate di decidere cosa è imprescindibile, cosa può essere accorciato e cosa può essere eliminato. Create quindi una scaletta in base alle vostre priorità, inserendo alla fine i momenti per voi più facilmente sacrificabili.
In molti casi vi troverete a scegliere tra fotografie di gruppo, discorsi, cambio d’abito e scherzi: senza necessariamente stravolgere lo svolgimento della giornata, sarà sufficiente depennare una o due attività per rimettervi perfettamente in linea con la tabella di marcia.
Chi gestisce il piano B?
Nel giorno del sì gli sposi saranno senza dubbio provati dallo stress legato all’organizzazione dell’evento. Affinché vivano serenamente i fiori d’arancio, è importante che non si trovino a rivestire anche il ruolo di centralino delle emergenze.
Per questo motivo è assolutamente fondamentale che venga designata in anticipo una persona a cui affidare questo ruolo estremamente delicato. Qualora abbiate assoldato un wedding planner il compito spetta sicuramente a questo professionista. In caso contrario, dovrete invece rivolgervi ad uno dei testimoni oppure alla vostra damigella d’onore.
Per rendere l’operazione il più semplice possibile, fornite loro tutto il necessario, raccogliendo i contatti dei professionisti in un unico documento. Allegate anche il programma della giornata e il già citato emergency kit: in questo modo, alleggerirete molto il compito allo sfortunato prescelto.