Tenere in ordine i documenti di casa è indispensabile: l’organizzazione ti permette di trovare facilmente ogni certificato, atto o pratica al momento del bisogno. Ma come destreggiarsi fra bollette, multe, assicurazioni e documenti vari? Ecco una guida per aiutarti in questa impresa!
Indice
Archiviare i documenti: perché è importante
Uno dei problemi più ricorrenti, in cui sarai sicuramente incappata qualche volta, è l’arrivo di una multa per una fattura o rata non pagata. Cosa fare se sei sicura di aver ottemperato ai tuoi obblighi, ma non riesci a trovare nessuna ricevuta che lo dimostri? Questo è un bel problema. Purtroppo, se non sei in grado di dimostrare l’avvenuto pagamento, potresti trovarti di fronte alla possibilità di pagare nuovamente quanto richiesto, con un’inutile perdita di denaro. Questo accade molto spesso con i bolli auto.
Da oggi, grazie ad una semplice organizzazione, potrai trovare subito ciò che cerchi e riporre in modo facile e veloce ogni documento o bolletta. Vediamo allora alcuni semplici consigli e trucchetti per archiviare tutto ciò che può ancora servirti (addirittura senza occupare troppo spazio).
Come organizzare i documenti da archiviare
Il metodo classico è quello dell’utilizzo dei raccoglitori per documenti rigidi ad anelli. Trova uno spazio in casa idoneo per questo scopo e procurati diversi raccoglitori, meglio se di colori differenti. Ti aiuteranno a distinguerli a colpo d’occhio. Ti serviranno poi delle buste trasparenti in plastica per sistemare i fogli e delle etichette adesive per organizzare tutto al meglio. In alternativa, puoi usare delle cartelline trasparenti (per avere sempre tutto a portata di vista) o di diversi colori per un’archiviazione super organizzata.
Per quanto riguarda i documenti virtuali, puoi scegliere di creare delle cartelle sul pc per averli a disposizione ogni volta che ti serviranno. Ricorda di fare periodicamente un backup (su un dispositivo esterno o usufruendo di uno dei tantissimi servizi di cloud), per evitare che tu possa inavvertitamente cancellare qualcosa di importante. È un passaggio importantissimo, perché se dovessi avere problemi con il pc potresti perdere tutti i tuoi documenti. Se preferisci, puoi anche stampare quello che ritieni più importante in modo da avere anche una copia cartacea.
Come suddividere i documenti
Armati di tanta pazienza e, in base ai documenti che devi conservare, cerca di suddividerli per tipologia. Un buono spunto di partenza potrebbe essere una suddivisione per:
- bollette luce, gas e telefono;
- buste paga;
- garanzie varie;
- documenti per la casa (atto di vendita o affitto, ricevute per il controllo della caldaia, pagamenti relativi alle immondizie e simili);
- documenti sanitari (ricevute mediche, esiti di esami specialistici, e via dicendo);
- ricevute per detrazioni (tutto quello che devi conservare per la dichiarazione dei redditi).
C’è poi da dire che, se ti ritrovi con un gran numero di documenti da archiviare, potrebbe essere arrivato il momento giusto per fare un pò di pulizia. Fai un’accurata selezione di ciò che ti serve davvero e getta via tutto quello che ormai non ha più alcuna utilità. Come fare per capirlo? Se vuoi evitare di buttare qualcosa che in realtà potrebbe ancora servirti, ecco un semplice sistema di archiviazione che ti aiuterà.
Per quanto tempo conservare i documenti
Armati di un distruggi documenti (o, in alternativa, tagliuzza ogni carta che riporta dati personali) ed elimina tutta la documentazione ormai vecchia tenendo in mente queste scadenze:
- gli scontrini fiscali vanno in genere conservati per 2 anni, ossia fino alla scadenza della garanzia (salvo estensioni di garanzia o casi particolari in cui la garanzia arriva fino a 5 anni o più);
- le ricevute dei pagamenti delle bollette di gas, luce e acqua (e le bollette stesse) devono essere conservate per 5 anni;
- le ricevute dei pagamenti per l’affitto devono essere conservare per 5 anni;
- le ricevute del pagamento del canone RAI vanno conservate per 10 anni;
- le ricevute relative a imposte e tributi devono essere conservate per 5 anni;
- la ricevuta del bollo auto deve essere conservata per 5 anni.
Ci sono poi dei documenti che devono essere conservati per sempre: rientrano in questo caso tutti gli atti notarili, i rogiti, gli atti di matrimonio, separazione e divorzio, gli attestati ed i diplomi in generale. Meglio tenere anche le tue buste paga a tempo indefinito: quando il momento della pensione si avvicina, ti saranno utili per verificare l’esatto conteggio risultante dall’istituto pensionistico.
Dove sistemare i documenti archiviati
Una volta che avrai sistemato tutti i documenti nelle loro cartelline e avrai apposto le dovute etichette, non ti resta che trovare posto per le tue scartoffie. L’ideale sarebbe avere uno scaffale dove poter riporre i raccoglitori ad anelli con il dorso ben in vista, in modo da non perdere tempo quando ti serve qualcosa. Se hai poco spazio, puoi sfruttare una piccola cassettiera da ufficio: l’importante è dividere le cartelline così che in ogni cassetto ci sia tutta la documentazione relativa ad una categoria (bollette, documenti sanitari, buste paga e via dicendo).
Un’idea carina se non ti piacciono i raccoglitori a vista consiste nel sistemare ordinatamente le cartelline all’interno di scatole di cartone (in commercio se ne trovano di ogni tipo, alcune davvero molto belle e decorative). Puoi riporre le scatole praticamente ovunque, ritagliandoti qualche piccolo spazio persino in luoghi meno probabili come l’armadio. La cosa fondamentale è che tutti i documenti siano raccolti in un solo posto e non sparsi in tutta casa: rischieresti di dover cercare ovunque quando hai bisogno di trovare qualcosa.
Come mantenere in ordine i documenti
Una volta organizzati tutti i documenti, scoprirai che sarà davvero molto semplice mantenere tutto in ordine e, soprattutto, ogni volta che ne avrai bisogno ringrazierai te stessa del lavoro fatto. Archiviare tutte le scartoffie di casa sarà un gioco da ragazzi: la parola d’ordine è non aspettare domani, ma riporre subito ogni nuovo documento. Eviterai accumuli di “carte da sistemare” e la tua casa sarà sempre in ordine.
La prima volta, molto probabilmente, questa missione potrebbe essere uno strazio. Prenditi un pomeriggio libero e dedicati solo a questo, senza distrazioni e senza stress. Potrebbero volerci molte ore, ma sarà un lavoro ben ripagato con il tempo che guadagnerai in futuro. Ricorda poi di non procrastinare ogni volta che avrai dei nuovi documenti da sistemare, e vedrai che non incapperai più in problemi come perdere quel foglio così importante o dimenticare un pagamento.