Matrimonio? Non impazzite e leggete i consigli della Wedding Planner

Sposarsi comporta una serie di valutazioni che trascendono la dimensione dell’evento. Non credete alle vostre amiche che hanno impiegato poco più di tre giorni a decidere tutto, perché quello che inseriscono in un concetto così flessibile è l’insieme dei dettagli, non l’organizzazione di un evento. Posto il budget, posta la data, posta l’agenda, si deve mantenere la calma, armarsi di pazienza e leggere quanto ci consiglia la Wedding Planner a cui abbiamo rivolto le nostre domande, Alessandra Marcianò, titolare con Manila Sorvillo, dell’agenzia SposiAmo di Pavia.

1)    L’organizzazione di un matrimonio è sempre un’operazione faticosa ma felice?

Sì… Seguire i nostri sposi è spesso faticoso, sia che si tratti di pochi servizi, sia di un matrimonio completo. Il bello di questo lavoro è proprio la complicità che si crea con loro, ma questo vuol dire che spesso si affidano completamente a te e alla tua professionalità, mettendoti in mano il loro giorno più importante, che si tratti semplicemente della scelta di una partecipazione o che si tratti dell’organizzazione in toto. Ciò vuol dire lavorare ogni volta come se in realtà stessi organizzando il tuo stesso matrimonio, perché sai che non puoi deludere quella coppia, proprio per la fiducia che ripongono in te. E questo è molto faticoso… chi si è già cimentata nell’organizzazione del proprio matrimonio sa di cosa sto parlando. Ecco, pensa di organizzare 50 volte il tuo matrimonio…

Inoltre, spesso si ha un’immagine un po’ distorta della Wedding Planner. Ci si immagina una ragazza vestita elegantemente che ti accompagna a scegliere determinati servizi e che il giorno del matrimonio se ne sta lì a controllare che tutto vada bene. Pochi sanno quello che c’è perché in qualche modo tutti quei bellissimi allestimenti vanno creati, montati, verniciati, trasportati; non sanno che stiamo notti e notti sveglie a preparare, progettare, realizzare; non sanno che il giorno del matrimonio spesso stiamo 30 ore senza dormire per far sì che tutto sia perfetto all’arrivo dei primi ospiti e che quando anche l’ultimo ospite se n’è andato per noi ricomincia il lavoro: smonta, sistema, carica, pulisci…. Insomma, la Wedding Planner non è la classica “Jennifer Lopez” nel suo tailleur color carta da zucchero che gestisce senza troppi sforzi la sposina di turno.

Però quando consegni una partecipazione, quando consegni una bomboniera, quando soddisfi un desiderio di una sposa o, ancora di più, quando una tua coppia si trova davanti all’altare non puoi fare a meno di commuoverti e dirti che QUELLO è il lavoro che vuoi fare. Riuscire a realizzare i sogni di una coppia ripaga di tutte le notti insonni.

2)    Che cosa muove una giovane professionista a misurarsi con l’isteria di una promessa sposa, la sua famiglia e la gestione di un portafogli/budget?

Credo che in questo lavoro sia molto importante la passione per quello che si fa. Realizzare eventi, gestire l’organizzazione di ogni più piccolo dettaglio è sempre stato in me, già dal liceo…. Da lì a decidere che nella vita avrei voluto fare quello è stato un attimo. E ci vuole molta empatia. Bisogna capire che la sposa, anche se ti chiede il fiocco rosa e, quando glielo dai, dice che non è cosi che lo vuole, ma di una tonalità diversa, e successivamente non andrà ancora bene, non lo fa perché è isterica, ma perché vuole che il suo giorno sia perfetto e ha paura… Ha paura che qualcosa non vada come l’ha sempre sognato, ma soprattutto spesso ci sono paure ben più profonde, unite all’emozione che stanno per iniziare una nuova vita, stanno per creare una nuova famiglia… Ogni sposa, a modo proprio, sarà nervosa e isterica. Il nostro compito è aiutarla a superare le sue paure. Cosi come aiutarla a gestire la famiglia, che spesso rende la sposa ancora più isterica, consigliando mille cose diverse e instillando dubbi… Sempre cercando di capire che in realtà fanno cosi perché anche per loro è senz’altro un bel cambiamento. Per quanto riguarda il budget, in questo momento storico, è importantissimo rispettarlo. E riuscire a dare agli sposi ciò che sognano è una sfida che ci piace accettare, sempre spinte dalla passione.

Solo la passione permette a una Wedding Planner di fare al meglio il proprio lavoro e diventare una persona di cui gli sposi si fidano.

3)    In questo pullulare di corsi per diventare wedding planner, quali sono le carte vincenti in termini di formazione ed esperienze che potrebbero essere segnalate per chiarire che questa professione richiede un percorso specifico?

Il mio primo corso è stato nel lontano 2008 presso il gruppo SposiAmo Wedding Planners, di cui tutt’ora faccio parte.

Mi sono approcciata al loro primo corso di 3 giorni con la presunzione che, purtroppo, molte aspiranti wedding planners hanno: non ci vuole niente a fare la wedding planner! Sbagliavo. E me ne accorsi subito in quei tre giorni di corso. Ho deciso di affiliarmi al gruppo, che mi ha dato una grandissima formazione, che continua tutt’ora. Essere wedding planner è molto più che saper fare una bella composizione, saper trattare con certi fornitori. Il mercato è stato abbastanza danneggiato da persone che si sono approcciate a questo lavoro perché “mi piace organizzare feste”, “ho organizzato il matrimonio di mia sorella e mi sono resa conto che era la mia strada” e cosi via…. Capita ancora adesso di presentarsi in nuove location e vedere i proprietari impallidire alla frase “sono una Wedding Planner”. Per fortuna noi abbiamo alle spalle una formazione molto solida e i fornitori alla fine devono ricredersi. Ma mi è capitato, nel corso di questi anni, di voler fare altri corsi, un po’ per aggiornarmi, un po’ per curiosità. Ed è molto triste vedere come certi corsi di 24 ore ti assicurano di fare di te una Wedding Planner professionista.

Il consiglio quindi a chi si interessa a questa nuova strada è: assicuratevi sempre che chi tiene questi corsi di formazione abbia alle spalle una consolidata esperienza e che la formazione non finisca in quei 3 giorni. Nessuno può formarvi in tre giorni e nessuno può imparare un lavoro in soli 3 giorni.

4)    Il proliferare di siti, blog, portali specializzati consente sopratutto alle sposine di consultare una moltitudine di offerte e immaginarsi un matrimonio strutturato in ogni suo aspetto. Ma non si rischia di riprodurre ricevimenti e cerimonie clonate?

Effettivamente potrebbe essere un rischio. Ma spesso, a proporre matrimoni stereotipati non sono tanto i siti o i blog, ma le stesse location, che sempre più spesso includono un pacchetto tutto incluso: allestimenti, centrotavola e una loro wedding planner (???) interna. Sicuramente questo abbassa i costi, ma si vedono sempre più matrimoni uguali, utilizzando le stesse attrezzature, gli stessi fiori, gli stessi vasi e soprattutto un timing della giornata stereotipata e uguale per tutti. Una cosa che mi sono spesso sentita dire è stato :”Rinuncio a questa location anche se mi piace perché si è sposata li mia cugina e non voglio fare lo stesso matrimonio”… E chi dice che deve essere lo stesso matrimonio? Avere una professionista accanto serve appositamente per realizzare ogni volta scenari diversi, senza seguire la moda del momento, ma solo i desideri e le personalità degli sposi.

Siti, blog e portali invece possono anche aiutare gli sposi a capire la moltitudine di soluzioni che possono essere attuate, se si scelgono i giusti fornitori.

5)    Capita di dover dissuadere gli sposi (in particolare le sposine) da soluzioni improponibili di cui si sono innamorati, perché modaiole o scontate o addirittura di cattivo gusto?

Si! Si! E Si! Il nostro compito è ovviamente quello di realizzare i sogni e i desideri degli sposi, cercando sempre di non lasciarsi influenzare dai propri gusti. Però a volte le richieste sono talmente improponibili che dobbiamo cercare di mediare. Alcune mode come i pesciolini veri nei centrotavola sono, a parer mio, assurde, se poi i poveri pesciolini vengono “abbandonati”… Oppure la moda del matrimonio shabby chic: spose che hanno scelto una location ipermodaiola e moderna e poi vogliono stravolgere completamente la sala per ricreare uno stile vintage e classico… Forse allora la scelta della location sarebbe dovuta essere diversa? Insomma, affidarsi a una professionista deve anche includere il fatto di fidarsi di lei e dei suoi consigli.

6)    Il Web ha appiattito la visione degli sposi? La tendenza shabby chic, il matrimonio all’americana, cerimonie all’aperto che una volta erano lontanissime dalla nostra tradizione sono così richiesti da quando questi contenuti sono divenuti accessibili?

Si. E in parte può essere stato un bene. Per fortuna gli sposi, curiosando sul web, riescono ad apprezzare l’importanza di avere qualcuno che cura lo stile del proprio matrimonio in ogni dettaglio.

Io lavoro sia a Pavia sia in Liguria, in provincia di Imperia, e devo dire che riscontro molte differenze. Ancora adesso in Liguria ci sono molti matrimonio “classici”… il ristorante dà un allestimento standard, senza personalità, con centrotavola banali. Non si dà importanza al bello, al dettaglio, al divertimento e al coinvolgimento dell’invitato, che non deve andare al matrimonio consapevole di annoiarsi passando interminate ore a tavola a mangiare.

Da questo punto di vista il Web aiuta ad aprire gli occhi perché, finché non sai quali possono essere le alternative, ti accontenti di quello che pensi sia normale essere cosi. Per quanto riguarda le varie tendenze “americane”… che dire… Probabilmente tutte queste cose allontanano dalla tradizione del matrimonio italiano, ma possono aiutare a creare un clima di festa.

L’importante a mio avviso è sempre quello di non voler a tutti i costi fare una cosa solo perché va di moda, ma solo se quella cosa è adatta al proprio stile e alla propria personalità.

7)    Suggerimento: c’è ancora un calendario delle nozze da seguire perché tutto riesca a puntino?

Ovviamente sì, anche se la maggior parte delle spose sembra dimenticarsene. Ovviamente si tratta semplicemente di suggerimenti, ma ancora oggi ci capita di spose di giugno che a ad aprile devono ancora fare le partecipazioni e vengono prese dall’ansia.

Poi il calendario varia da regione a regione. Solitamente al nord i matrimoni vengono organizzati in un anno o anche meno, mentre i tempi addirittura possono raddoppiare al sud.

Il primo consiglio che diamo è che, una volta deciso di sposarsi, si decida in fretta la data e il luogo. Le location migliori possono essere già complete un anno prima, quindi se vuoi essere sicura di aggiudicarti la location dei tuoi sogni devi pensarci con anticipo, cosi come per la chiesa. Una volta stabilito dove e quando ci si può rilassare e pensare ai dettagli.

Altro passo importantissimo e a cui bisogna pensare per tempo è chiarire il budget che si ha a disposizione. Non si può decidere di approcciarsi all’organizzazione di un matrimonio se non si ha ben charo quanto si vuole spendere.

Importante poi pensare al lato burocratico. I documenti sono tutti in ordine per procedere con le pubblicazioni? Ricordate inoltre che hanno valore di 6 mesi, quindi inutile correre a farle troppo presto. Rischiereste di dover ricominciare da capo la trafila burocratica.

Circa 8 mesi prima si può procedere alla scelta dell’abito, ma spesso la sposa che sogna da sempre l’abito bianco, a questo punto ha già deciso o comunque vagliato molte alternative 

Circa 6 mesi prima è importante scegliere il fotografo, per essere sicuri di trovarlo libero, definire il tema che avrà il matrimonio, scegliere un fiorista o un allestitore, stabilire la lista nozze e il viaggio di nozze (che ormai sempre più spesso coincidono).

Avvicinandosi alla data fatidica bisogna definire la musica e ordinare le partecipazioni, che andrebbero consegnate circa 3 mesi prima del matrimonio per permettere a tutti di organizzarsi.

Due mesi prima si dovranno scegliere le bomboniere e le fedi.

Il mese prima del matrimonio dovrà servire solo per le conferme e le decisioni finali: ultime prove d’abito, prove di trucco e capelli, definizione dei partecipanti e loro disposizione ai tavoli.

In tutto questo, quando contattare una wedding planner? Sicuramente la scelta migliore sarebbe nel momento in cui si decide di intraprendere la strada del matrimonio. In questo modo gli sposi possono avere una persona che li aiuta nella scelta dei singoli servizi e li aiuta a stare attenti a budget e scadenze temporali, ma spesso entriamo in gioco solo nel momento in cui si decide che il proprio matrimonio deve essere speciale, avere un tema, un fil rouge e soprattutto nel momento in cui ci si rende conto che, all’avvicinarsi della data fatidica, è importante avere qualcuno che può occuparsi di controllare che tutto vada bene al posto degli sposi, impegnati a tenere a bada famiglia, parenti e ansia.

8)    Qual è il matrimonio più costoso seguito e quello meno? 

La media dei matrimoni di cui ci siamo occupate è stata sempre più o meno la stessa. Ma l’esperienza ci ha dimostrato che non sempre avere un budget più alto equivale a fare un matrimonio più bello. Rispetto a qualche anno fa gli sposi sono più attenti a spendere meno, ma riusciamo comunque a fare matrimoni belli e di classe. L’importante è sapere come organizzare il proprio budget.

9)    Secondo Federconsumatori, nel 2013 per un matrimonio in media si poteva arrivare a spendere fino a  € 58.476,00. Siamo ancora a questi livelli o avete registrato un calo del budget massimo che vi mettono a disposizone gli sposi?

C’è sicuramente un calo del budget, ma soprattutto una maggior attenzione all’aspetto economico e a come impiegare i propri soldi. Gli sposi che si rivolgono a noi non cercano per forza il risparmio a tutti i costi, ma un giusto rapporto qualità/ prezzo. Sono meno disposti a firmare preventivi e contratti prima di averli attentamente confrontati con altri per trovare l’offerta migliore, che non è necessariamente la più bassa.

La fetta di sposi che invece ha tagliato molto il budget non si rivolge più a professionisti, cercando sempre più spesso di ricorrere al fai da te: un’amica per l’organizzazione, la mamma per le bomboniere, la zia per i fiori, il cugino per le foto e via dicendo…

10)    In base alla vostra esperienza, quali sono i punti imprescindibili perché tutto sia perfetto? Che cosa, invece, può essere tagliato perché francamente legato alla sola tradizione?

Sarebbe sempre fondamentale rivolgersi a professionisti e non a persone che si inventano da un giorno all’altro un lavoro. Personalmente diffido molto del proprietario di location che si autoproclama wedding planner perché fa matrimoni da 15 anni, della fiorista che si autoproclama regista dell’evento perché ha sempre fatto matrimoni, dell’amico che si autoproclama fotografo perché ha la passione da sempre… insomma, va bene l’attenzione al budget, ma credo che per quel giorno sia fondamentale che tutto scorra alla perfezione e solo con professionisti questo può accadere.

Cosa può essere tagliato? Personalmente, tutto quello che gli sposi fanno non per sé stessi, ma per accontentare qualcuno. Al nord ormai il budget indirizzato alle bomboiniere si riduce notevolmente perché è una cosa che “bisogna fare”… chi lo dice? Bisogna farlo se è importante per gli sposi. Tutto il resto può essere evitato.

Ma un consiglio prettamente personale mi piace sempre darlo alle mie spose: gli invitati devono divertirsi e mangiare bene. Importantissimo quindi non trascurare la qualità di ristorante e catering e la presenza di un buon musicista in grado di coinvolgere i propri ospiti.

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